建立一套小型人員數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)案例介紹
某校面向社會從事政策性職業(yè)培訓(xùn)，每期需要錄入大量的學(xué)員數(shù)據(jù)，并須按照特定的格式編制成Excel報表上送行政主管部門。在該校原有的業(yè)務(wù)模式中，學(xué)員資料呈碎片化分散在不同的Excel文檔中，不利于后續(xù)的學(xué)員信息管理。該校應(yīng)用公文寶數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后，利用交互式的錄入方式，學(xué)員信息的錄入效率和準(zhǔn)確性大為提高，同時實現(xiàn)了對學(xué)員信息資料的數(shù)據(jù)庫化管理。
第一步，確定建立數(shù)據(jù)庫的各個字段
上級行政主管部門要求的Excel表格其格式如下：
本軟件將數(shù)據(jù)分類為文本、長文本、序數(shù)、日期、時間、二維碼等6種類型（見下面第二部分詳細(xì)說明），根據(jù)上圖確定需建立數(shù)據(jù)庫的各字段如下：
身份證號碼：文本類型（因?qū)W員大部分來自本市，身份證前綴相同，因此將部分常用身份證前綴添加為預(yù)定義選項，加快錄入速度）；
姓名：文本類型；
社保卡發(fā)卡地：文本類型（將部分地市添加為預(yù)定義選項）。
民族：文本類型（學(xué)員基本均為漢族，設(shè)默認(rèn)值為“漢”）；
文化程度：文本類型（據(jù)原Excel表預(yù)定義選項值）；
人員身份類別：同上；
戶口性質(zhì)：同上；
戶口所在地：同上；
戶籍地址：
長文本類型；
是否貧困家庭學(xué)員：文本類型（設(shè)是、否兩個預(yù)定義選項）；
移動電話：文本類型。
第二步，配置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
整理好數(shù)據(jù)庫各字段及類型后，運行公文寶數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，點擊軟件界面右上角的【系統(tǒng)工具】-【更改配置】調(diào)出軟件配置程序，如下圖：
配置程序界面如下：
1，點擊【新建項目】，輸入項目名稱：某某職業(yè)培訓(xùn)項目學(xué)員信息管理系統(tǒng)；
2，輸入各字段信息，其中：
字段名：必填，如身份證號碼、姓名、編號、性別等；
序號：程序自動添加（可修改），錄入數(shù)據(jù)的先后順序；
提示語：選填，可對字段名進行補充說明，如“你的姓名是什么？”；
默認(rèn)值：選填，錄入數(shù)據(jù)時的初始默認(rèn)值，可輸入部分前綴，實際錄入時再補充；
類型：必選。
類型分別包括：
文本：較短的文字，可在其下的“可選項”欄目設(shè)置預(yù)定義的選項，如“性別”字段可預(yù)定義“男、女”，各選項值以行為單位分隔；
長文本：文字較長的文本內(nèi)容，錄入數(shù)據(jù)時會顯示較大的輸入框；
序數(shù)：此類型每次錄入數(shù)據(jù)時默認(rèn)值可自動遞增，如編號、發(fā)文字號等，序數(shù)類型除右邊最末位須為阿拉伯?dāng)?shù)字外，其余位可包含其他字符；
日期：此類型可自定義格式，用yyyy表示年，M表示月，d表示日，ddd表示星期幾，如格式定義為“yyyy年M月d日（ddd）”會輸出為“2016年6月3日（星期五）”；
時間：此類型可自定義格式，分別用h、m、s表示時、分、秒，另外可用hh、mm、ss固定顯示兩位數(shù)（不足補0）；
二維碼：此類型的文本將轉(zhuǎn)換為二維碼編碼圖片輸出。
3， 點擊【添加字段】按鈕添加新的字段信息。
錄入示例如下圖：
  
4，全部字段添加完畢后，點擊【保存】按鈕，由于本數(shù)據(jù)庫資料不需輸出為格式文書，在彈出的對話框中點擊“是”跳過設(shè)置輸出模板的過程。
保存配置后即完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建過程，點擊【退出】返回主程序。
第三步，數(shù)據(jù)庫的錄入、導(dǎo)出和管理
錄入登記：點擊主程序界面的【錄入登記】按鈕，開始交互問答式輸入各字段內(nèi)容，如下圖。
在錄入登記的界面，將按前面設(shè)定的序數(shù)順序顯示輸入框供用戶錄入內(nèi)容，錄入完畢后仍可對各字段內(nèi)容進行修改。由于使用了創(chuàng)新性的交互式錄入方式，避免了容易看錯、點錯、輸錯的問題，錄入效率和準(zhǔn)確度均得以提高。
小提示：錄入過程中，可直接使用上下左右箭頭和回車鍵進行快捷操作，避免鍵盤和鼠標(biāo)的繁瑣切換。
全部字段錄入完畢后，軟件出現(xiàn)【保存】和【輸出】等按鈕，如下圖：
保存：將錄入的內(nèi)容保存為數(shù)據(jù)庫記錄。
由于本數(shù)據(jù)庫不涉及格式文書模板，此處【輸出】按鈕可忽略，保存后直接【返回】。
導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫列表到Excel或WPS表格：
在軟件主界面點擊【導(dǎo)出列表】按鈕，將當(dāng)前列出的全部數(shù)據(jù)庫記錄導(dǎo)出到Excel或WPS表格中，即得到一個符合上級行政主管部門要求的表格文檔。如下圖：
其他數(shù)據(jù)庫管理功能介紹：
編輯記錄：選中記錄后點擊【編輯記錄】或雙擊直接編輯，編輯記錄與錄入登記操作類同。
查詢： 可任意選擇查詢條件檢索數(shù)據(jù)庫內(nèi)記錄，其中“匹配查詢”指的是該字段和查詢內(nèi)容完全一致，“模糊查詢”指的是字段中包含所查詢內(nèi)容即為符合。
刪除：刪除選定的記錄或全部清空數(shù)據(jù)庫（軟件加入了防誤操作設(shè)計，需多次點擊確認(rèn)）。
顯示選項：根據(jù)過濾條件篩選列出記錄，避免數(shù)據(jù)量過大時被過多舊記錄干擾。
導(dǎo)入配置：切換當(dāng)前使用的數(shù)據(jù)庫配置文件。
更改配置： 調(diào)用配置程序，默認(rèn)調(diào)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫配置文件進行更改。
備份：將當(dāng)前數(shù)據(jù)庫備份到其他位置。
恢復(fù)：從備份文件中將數(shù)據(jù)記錄恢復(fù)到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫。
幫助：打開軟件網(wǎng)站的幫助文檔頁面。
注冊：輸入注冊激活碼激活完整版程序。
關(guān)于： 顯示軟件版本信息等。
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